L’analisi dati applicata allo studio odontoiatrico: Gli appuntamenti

 

In questo articolo illusterò come con l’analisi dei dati della gestione degli appuntamenti, si può estrarre valore, utile a prendere decisioni, che va ben oltre le statistiche fornite da un software gestionale.

L’articolo è basato su uno studio odontoiatrico, ma è utile per tutte quelle attività basate su una gestione delle agende degli appuntamenti.  I dati utilizzati per quanto verrà visto sono tutti quei dati relativi all’appuntamento quindi: operatore/medico o agenda, data e ora dell’app.to, durata, paziente, eventuali info come app.to annullato o paziente non si è presentato. I dati tipicamente per poter essere analizzati devono poter essere estratti con un file excel o simile (csv, pdf tabellare etc)

I risultati delle analisi potranno principalmente rispondere alle seguenti domande:

  • Come e cosa riempie l’agenda degli appuntamenti?
  • Possibilità di predire il riempimento delle agende dei prossimi mesi
  • Conoscere le abitudini dei nostri clienti (pazienti)attribuendogli un rischio di annullo.

Cosa riempie le agende?

Con i dati degli appuntamenti si possono avere dati semplici come il riempimento delle agende divise per operatore (odontoiatra, igienista etc), giorno della settimana o ora… ma questa è statistica che può fare un qualsiasi gestionale oppure, tramite opportuna elaborazione e modellazione dei dati, sapere cose come:

Quali sono i canali sorgenti che ci hanno generato gli appuntamenti, ovvero:

  • Quanti appuntamenti fatti sono stati fatti perchè presi a fine dell’appuntamento precedente (ad esempio per le sedute di igiene)
  • Quanti sono relativi a persone che hanno chiamato nell’ultimo mese
  • Gli appuntamenti fissati grazie ad azioni di recall o marketing
  • Appuntamenti di igiene fissati dall’odontoiatra (es: dopo una prima visita o dopo una visita di controllo)
  • Appuntamenti che erano in agenda che sono stati annullati

Come vedete è molto diverso dire “Questo mese abbiamo fatto N appuntamenti” dal poter dire anche “e sono il risultato di queste azioni”

Come scritto in un altro articolo controllare non vuoi dire verificare ma avere il controllo.

Predire l’occupazione futura

 

Poter conoscere l’evoluzione passata delle nostre agende ci permette di poter effettuare delle analisi predittive ovvero poter dire quale, con un certo margine di errore, sarà il numero di appuntamenti che faremo tra tot mesi.

Questo diventa importante perché ci permette di conoscere come (in base a quali azioni) si riempie l’agenda e quindi sapere se il riempimento attuale dell’agenda dei prossimi 3 mesi è da considerarsi buono, perchè so che statisticamente oltre ai pazienti che hanno già l’appuntamento da tempo ce ne saranno tot che chiameranno o che faranno l’igiene dopo aver visto l’odontoiatra, oppure se devo fare delle azioni di recall o marketing per riempire meglio l’agenda, quindi di predire il riempimento finale delle agende dei prossimi mesi.

Diventa anche importante capire queste dinamiche per poter prendere delle decisioni basate sui numeri e non sulle sensazioni, capita infatti che dopo aver avuto un paio di mesi di agenda delle igieniste full, il titolare dello studio apra nuove sessioni/giornate di agenda (e magari inserire nuove persone) tranne poi vedere che questi mesi full erano solo una somma di combinazioni.

Possiamo anche capire, in base alla velocità con cui “entrano” appuntamenti in agenda, le prospettive di riempimento agenda a breve, ovvero poter capire se serve agire con azioni di recall o marketing oppure se l’agenda si riempirà “da sola”.

Conoscere le abitudini dei pazienti

Oppure di conoscere cosa succede dopo un appuntamento, quindi quante persone prendono un prossimo appuntamento e a quanti mesi viene dato.

I dati delle agende ci permettono di verificare chi non viene da tot tempo quindi fare azioni di recall, ma se opportunamente analizzate mi permetto di capire anche quali sono le persone che prendono appuntamento ma poi lo annullano, non vengono o lo spostano calcolandone così un rischio per ogni paziente e quindi eventuali rischi dei prossimi appuntamenti. Se un paziente ha il “vizio” di annullare inutile chiamarlo per prendere un appuntamento e trovarsi un nuovo buco in agenda.

Ovviamente questi dati potrebbero essere fatti non sul singolo paziente ma anche i pazienti raggruppati per caratteristiche (dal banale sesso e fascia di età ad altre informazioni)

Grazie a questo tipo di analisi, lo studio odontoiatrico su cui è basato l’articolo ha potuto migliorare il riempimento delle proprie agende di appuntamento con le seguenti azioni:

  • Maggiore consapevolezza delle dinamiche relative agli appuntamenti
  • Azioni di recall mirato sui pazienti senza appuntamento
  • Informazioni sul rischio di paziente che si dimentica l’appuntamento e quindi azioni della segreteria per ricordare
  • Pianificazione della crescita e verifica della possibilità della stessa
  • Azioni fatte per tempo, perchè grazie alle analisi predittive le azioni possono essere fatte molto prima

Quindi potremmo dire che questo tipo di analisi, specie quelle predittive, sono molto importanti perchè come ci piace dire “prevenire è meglio che curare”.

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